HNC KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE POLİTİKA KAPSAMI ………………………………………………………………………….. 2
2. TANIMLAR ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2
3. VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN HUKUKİ GEREKÇELERİ …………………………………………………………………………….. 3
4. SORUMLULUK …………………………………………………………………………………………………………………………………… 4
5. VERİ İŞLEME AMAÇLARI ……………………………………………………………………………………………………………………… 4
6. KAYIT ORTAMLARI ……………………………………………………………………………………………………………………………… 5
7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ …………………………………………………………………………………. 6

8.PERİYODİK İMHA SÜRESİ ……………………………………………………………………………………………………………………… 8

• KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ……………………………………………………………………………………………………………….. 8
• VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER ……………………………………………………………………………………………. 8
  • TEKNİK TEDBİRLER ……………………………………………………………………………………………………………………… 8
  • İDARİ TEDBİRLER ……………………………………………………………………………………………………………………….. 9
• KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHASI……………………………………………………………………………………………. 10
• DİĞER HUSUSLAR …………………………………………………………………………………………………………………………… 10

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE POLİTİKA KAPSAMI

HNC Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (kısaca “POLİTİKA” olarak anılacaktır), Veri sorumlusu sıfatını taşıyan HNC İNŞAAT A.Ş. (Adres: Beştepe Mahallesi, Mucize Caddesi 12/2, 06560 Yenimahalle/ANKARA) (kısaca “HNC” olarak anılacaktır)  tarafından gerçekleştirilmekte olan veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

HNC, şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (kısaca “KVKK” olarak anılacaktır)   ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarının etkin bir şekilde kullanımının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

2. TANIMLAR

Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Veri Sahibi / İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi		Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale gelmesi
Kişisel Verilerin Silinmesi		Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi		Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
İmha		Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Alıcı Grubu		Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Kayıt Ortamı		Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Veri Kayıt Sistemi		Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Kurum		Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Kurul		Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Yönetmelik		28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

3. VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN HUKUKİ GEREKÇELERİ

HNC işletme faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
• 8529 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler Hükümleri çerçevesinde işlenmektedir.

4. SORUMLULUK

HNC’ nin tüm birimleri ve çalışanları, Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

5. VERİ İŞLEME AMAÇLARI

HNC, iş faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işler.

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Talep / Şikayetlerin Takibi

Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Ücret Politikasının Yürütülmesi

Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri

Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

6. KAYIT ORTAMLARI

HNC tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki fiziksel ortamlarda muhafaza edilmektedir.

• Kişisel bilgisayarlar
• Sunucular
• Yazılımlar
• Bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları
• Ses ve görüntü kaydedici cihaz ve yazılımlar
• Belge üretim, kopyalama cihazları
• Yazılı, basılı, görsel materyaller

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ

HNC tarafından elde edilen kişisel veriler, aşağıdaki tabloda belirtilen yasal süreler çerçevesinde saklanmakta ve muhafaza edilmektedir.

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
KİMLİK (Ad soyad, Anne – baba adı, Anne kızlık soyadı, Doğum tarihi, Doğum yeri, Medeni hali, Nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İLETİŞİM (Adres no, E-posta adresi, İletişim adresi, Kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), Telefon no v.b.)	10 YIL –  Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
LOKASYON (Bulunduğu yerin konum bilgileri v.b.)	10 YIL –   Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÖZLÜK (Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları v.b.)	10 YIL –   Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
HUKUKİ İŞLEM (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
MÜŞTERİ İŞLEM (Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
FİZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİ (Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları v.b.)	60 GÜN – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İŞLEM GÜVENLİĞİ (IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
RİSK YÖNETİMİ (Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
FİNANS (Bilanço bilgileri, Finansal performans bilgileri, Kredi ve risk bilgileri, Malvarlığı bilgileri v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
MESLEKİ DENEYİM (Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
GÖRSEL VE İŞİTSEL KAYITLAR (Görsel ve İşitsel kayıtlar v.b.)	2 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
IRK VE ETNİK KÖKEN (Irk ve etnik kökeni bilgileri v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
SAĞLIK BİLGİLERİ (Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri, Kullanılan cihaz ve protez bilgileri v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
CEZA MAHKUMİYETİ VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ (Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler v.b.)	10 YIL – Gereksinimin Sona Ermesinden İtibaren	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
		süresinde

8.PERİYODİK İMHA SÜRESİ

HNC Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ  

HNC tarafından işlenen kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili  kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul

            edilmesi,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, Koşulları gerçekleştiğinde, HNC tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN ÖNLEMLER

HNC kişisel verilerin korunması için aşağıda belirtilen teknik ve idari önlemleri almaktadır.  

Teknik ve idari önlemler periyodik olarak denetlenmekte ve sorunlar ilgili birimlere acil olarak bildirilmektedir.

10.1. İDARİ ÖNLEMLER

HNC tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari önlemler aşağıda sıralanmıştır

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri      işleyen             hizmet             sağlayıcılarının,           veri      güvenliği         konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

10.2. TEKNİK ÖNLEMLER

ATC tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik önlemler aşağıda sıralanmıştır.

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.

Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

Sızma testi uygulanmaktadır.

Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

11. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHASI

Elektronik ortamda kayıtlı olan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren süre sona erdiğinde ilgili kullanıcılar için hiç bir suretle erişilemez ve kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel ortamlarda kayıtlı olan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren süre sona erdiğinde kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

12. DİĞER HUSUSLAR

• Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, İnternet sayfasında kamuya açıklanır.  
• KVKK ve ilgili mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanacaktır.  
• Politika, HNC kurumsal İnternet sitesinde yayınlanarak ilgili kişilere duyurulur.  
• Politikada güncelleme yapılması durumunda, yeni politika belgesi aynı yöntemle ilan edilerek ve yayınlanarak yürürlüğe girer.
• HNC tarafından hazırlanan bu Politika, 14.02.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.